¿ARCHIVAS O TRABAJAS?

O por qué la DIGITALIZACIÓN de los documentos en papel influye directamente en los resultados empresariales.

No sólo es DIGITALIZACIÓN. Es archivo, custodia y destrucción legal y segura.

  • Los empleados invierten mensualmente entre un 20% y un 40% de su tiempo de trabajo para buscar la información que necesitan para poder hacer el trabajo.
  • Los profesionales invierten entre el 5% y el 15% de su tiempo leyendo información… pero gastan el 50% del tiempo buscándola.
  • El 3% está mal archivado…El 7,5% de los documentos archivados NUNCA APARECEN.

La empresas agradecen especialmente que las personas dedicadas a la mecanización de datos no tengan que conformar posteriormente un expediente con la documentación para su correcto archivado. Simplemente lo depositan en una ” caja ” a la espera de que nuestros operadores lo digitalicen y publiquen en sus sistemas de gestión.

Sin inversiones

¿alguien se compra una abrillantadora  para que la utilicen sus empleados? ¿no es mas lógico contratar a una empresa de limpieza que le proporcione el equipamiento y los especialistas que la manejen?

Sin preocupaciones

El retorno de este servicio es inmediato con la mejora de la productividad en las áreas que se dedican a estas tareas , dedicándose realmente a  ” lo importante”,  cerrando pedidos, cobrando facturas y atendiendo a sus clientes de una manera rápida y eficiente.

 

DESTRUCCIÓN SEGURA Y LEGAL DE DOCUMENTOS

Es cierto que hoy en día parece que las organizaciones cada vez tienen mas clara la necesidad de ser cuidadosos a la hora de destruir documentos que contengan datos sobre personas para evitar sanciones.

Pero no todas las compañías reparan en las horas que se destinan a esta tarea.

Un ejemplo:

La destrucción de 500 hojas de papel de 80 gr en una destructora convencional, de la que solemos tener instalada en nuestras oficinas (160.-€ – 300.-€), nos ocupa una medía de 5 minutos.

El cálculo de costes comienza cuando medimos las horas acumuladas durante un mes, o un año, y se multiplican los minutos utilizados convirtiéndose en horas. El cálculo duele mucho más cuando profesionales cualificados para otras tareas emplean su tiempo en estas labores.

Aparte de ello, sin menosprecio de la utilidad puntual de esas máquinas (sólo por ir eliminando espacio), en ocasiones es conveniente y en otras incluso obligado, tener un certificado de esa destrucción. Un documento que certifique que realmente se ha llevado a cabo una destrucción de documentación con datos concretos sensibles.

POLÍTICA DE CALIDAD

La Dirección de NYDDO en su afán de proporcionar a sus clientes unos servicios de Custodia, Digitalización, Destrucción documental y tratamiento general de archivos, venta de software de gestión de contenidos y hardware que respondan de forma óptima a sus necesidades y expectativas, basa su Política de Gestión en los siguientes principios:

 

  • Proporcionar los medios y recursos necesarios y estructurar un sistema organizativo que garantice el buen funcionamiento del sistema.
  • Asegurar que se determinan y cumplen los requisitos aplicables así como los de nuestros clientes, con el propósito de aumentar su satisfacción y lograr su fidelización.
  • Fomentar la sensibilización, concienciación y formación de nuestros empleados sobre los requisitos de Calidad.
  • Mantener cauces de comunicación para informar y dialogar con las partes interesadas sobre las actuaciones de nuestra empresa.
  • Asegurar que esta política es divulgada, entendida y aplicada por todo nuestro personal.
  • Revisar anualmente la adecuación y eficacia del sistema y establecer objetivos medibles y coherentes con esta política, acordes al compromiso de mejora continua.

Conseguirlo en las mejores condiciones de eficacia y eficiencia es condición indispensable para garantizar la continuidad e incrementar la posición de nuestra Organización en el mercado.

El concepto de Calidad estará presente en todos los niveles y actividades de NYDDO desde la función comercial hasta la completa ejecución del trabajo solicitado por el cliente. Para ello, se define e implanta un Sistema de Gestión que regula las funciones, autoridad, responsabilidades y procedimientos a aplicar desde el estudio inicial de las necesidades de nuestros clientes hasta la prestación del servicio.

Cada uno de los miembros de la organización es responsable de realizar su trabajo en cumplimiento de las directrices es­tablecidas en NYDDO. La calidad se hace por todos y no solo por unos pocos.

La Dirección.

 

 

 

 

La Xunta acometerá la digitalización de todo el patrimonio de Galicia

Compartimos este articulo publicado en el Faro de Vigo de carmen villar 

Castor de Santa Trega. // Turgalicia

 En el se nos comenta que:

“La Xunta destinará 9 millones de euros a la construcción de la memoria digital de Galicia. Ese es uno de los acuerdos del Consello que acaba de destacar el presidente de la Xunta, Alberto Núñez Feijóo, quien aseguró que se trata del “proyecto más importante” que se ha acometido hasta el momento en el ámbito de la cultura en la comunidad y requerirá la colaboración de los agentes culturales, como “instituciones de la memoria”.”

El objetivo del Ejecutivo gallego es digitalizar todo el patrimonio, material e inmaterial, y crear un fondo que se albergará en la Cidade da Cultura. De ese modo, explicó el mandatario gallego, se asegurará la conservación y la accesibilidad, de forma que se pueda conocer desde cualquier lugar del mundo.

“El papel como sumidero de información” por Enrique Dans

Compartimos este interesante artículo de Enrique Dans  en el que analiza de una forma preclara la no eficiencia que supone la excesiva dependencia que del papel  siguen teniendo todo tipo de compañías sin importar su tamaño o sector. “El papel como sumidero de información”

Gracias Enrique.

Me gusta la parte en la que comentas como,  para implementar soluciones de “no-papel”, lo que se hace es obligar a los empleados a no dejar sus mesas limpias todos los días, y de cómo acaban asumiéndolo hartos de llevarse el papel a casa todos los días.

“Los mejores ejemplos los he visto en compañías que han eliminado el papel por la vía de convertirlo en incómodo, cambiando a esquemas de mesas no asignadas en las que no se puede dejar nada al final del día, y haciendo que los trabajadores terminen por hartarse de transportar papeles de su casa a su lugar de trabajo.”

Sabemos de la ” pereza ” que por defecto tienen las direcciones de grandes compañías a la hora de abordar políticas claras de digitalización, archivo y custodia de los documentos al no considerarlo prioritario. Sin embargo la “no-toma” de decisiones al respecto incide todos los años en su cuenta de resultados  si se imputan como gasto, como debe ser, todas la horas que empleados de toda cualificación dedican a la búsqueda de documentos.

“..resulta enormemente llamativa la ganancia en productividad y en eficiencia que se alcanza cuando se pasa, por ejemplo, a tomar apuntes de reuniones en herramientas que permitan indexarlas, buscar términos o, simplemente, acceder a ellas desde cualquier dispositivo mediante…”

Añadiría que este proceso podría ser pilotado por una empresa de servicios especializados en Gestión Documental. Resulta curioso la poca cultura que existe a la hora de externalizar estos servicios. Nadie se plantea internalizar servicios como la limpieza o la seguridad que no aportan valor a la compañía y sin embargo no nos llame la atención ver a un directivo perdiendo horas realizando una destrucción de documentos  delante de un equipo que a duras penas le permite procesar 4 hojas por minuto, y todo ello sin ocuparse de realizar de forma correcta la certificación de esa destrucción. O vemos cómo cada vez que necesita una información ha de molestar a alguien para que se la encuentre.

RICOH IMPRIME SU FUTURO LEJOS DEL PAPEL

El negocio de las impresoras todavía supone un 70% del volumen de Ricoh. | EFE

El fabricante de impresoras apuesta por las tres dimensiones y la gestión de documentos online

 Carles Huguet

Barcelona 05/06/2016 01:00 horas

Cuentan que cuando un conseller d’Empresa de la Generalitat accede al cargo y quiere dárselas de moderno visita a las principales compañías tecnológicas de Cataluña. De las grandes no hay tantas y, tarde o temprano, acaba en el centro de Ricoh en Sant Cugat del Vallès. En los tiempos del adiós del papel, ¿un fabricante de impresoras puede catalogarse de innovador? “Ricoh va mucho más allá que el mercado de la impresión”, contesta Ramón Martín, director general de la compañía en España.

Los últimos datos recogidos por Context hablan de una caída generalizada del 5% en la venta de equipos en toda Europa. En España, un oasis, la cifra crecía un 7% en el último trimestre. “Todavía nos estamos recuperando de la crisis”, diagnostica el ejecutivo. Mientras muchos gurúshablan del fin del papel -una realidad que también atañe al periodismo- Martín es más comedido: “Vamos a un mundo paperless –menos papel-, pero el soporte físico siempre existirá”, señala.

De hecho, el mercado de la impresión es todavía el 70% del volumen de negocio de Ricoh. Centrados en conectar lo real con lo virtual, la compañía apuesta por incorporar tabletas a los denominados “equipos multifuncionales”. Ya no sólo se imprime. Se escanea, se guarda y se envía a la red para gestionarse cómodamente desde el ordenador.

El método Fujifilm

El caso de la firma japonesa recuerda al de su compatriotaFujifilm, tradicionalmente vinculada al sector de la película fotográfica. Con la digitalización de la imagen, la empresa viró hacia otros negocios que van desde la televisión a los cosméticos. “Desarrollamos cuatro cualidades que nos hicieron altamente competitivos en otros sectores: El control de la oxidación, el dominio de la tecnología nano, la experiencia en colágenos y la capacidad de emulsionar”, explicaba Antonio Alcalá, director general en Iberia, en una entrevista a Economía Digital.

En resumen, aprovechar el conocimiento y la experiencia adquiridos para reorientarse. “Ricoh es especialmente buena en la tecnología que suelta la gota de tinta”, presume Martín. “Tenemos un largo recorrido, por ejemplo, en la impresión comercial, trabajando en el etiquetaje de la mano de otras compañías”, augura.

El documento ya no se imprime

Pese a que en España todavía existen empresarios con la mentalidad puesta en el papel a la hora de gobernar una organización, la tecnológica nipona asume que el futuro pasa por la gestión del documento en la nube. “Trabajamos en temas de cifrado, el envío o la venta de los documentos”, señala. ¿Gigantes cómo Google y Amazon son posibles socios o rivales? “La verdad es en muchas ocasiones vamos de la mano de los recursos que ellos ofrecen, depende de lo que nos solicite el cliente”, ilustra.

Martín aprovecha para dar una colleja a las pymes del país. Es cierto que la crisis económica ha golpeado más fuerte que en otras geografías continentales, “pero las pequeñas empresas necesitan modernizarse”, lamenta. Ponerse al día para salir de la cola de Europa.

¿Y la impresión en tres dimensiones?

“Ricoh ya es un jugador importante en el sector de la impresión 3D”, avisa Martín. Sobre las posibilidades de esta tecnología se ha llegado a escribir que acabarían con el hambre en el mundo. El ejecutivo no es tan ambicioso, pero sí ve infinitas posibilidades en su aplicación. Por ejemplo, en materia de componentes: “Los propietarios de las grandes naves industriales deberían estar preocupados, en el futuro ya no se necesitarán grandes almacenes llenos de piezas casi idénticas”. Cuando la necesidad apriete se pulsará el print y listos.

También tiene aplicaciones más originales, cómo en el mundo de la vivienda e incluso en la alta cocina. “Seguro que en el Celler de Can Roca y este tipo de restaurantes ya trabajan para crear formas imposibles para el humano de manera automatizada”. El futuro puede estar en una impresora de chocolate para las creaciones de repostero Oriol Balaguer.

De momento, el camino es incipiente para Ricoh. En octubre presentó la primera impresora en 3D de la compañía. Un modelo equipado con materiales de alta calidad pensado para utilizarse en sectores como la automoción.

La Xunta quiere en el Gaiás los fondos bibliográficos

 

El vicepresidente de la Xunta, Alfonso Rueda, ha revelado este jueves “negociaciones muy avanzadas” con Novagalicia Banco para que los fondos bibliográficos de la entidad e trasladen a la Biblioteca de la Cidade da Cultura. El acuerdo implicaría que los libros permaneciesen en el Gaiás durante cinco años con opción a una prórroga.

De esta manera, el Gobierno gallego daría un paso hacia delante para dotar de fondos a la inmensa biblioteca del Gaiás, donde los libros –depositados actualmente en Pocomaco– quedarían abiertos al público y a los investigadores.

La única contraprestación para que el macrocomplejo albergue la colección consistiría en la digitalización progresiva de las fondos y en la creación de una web específica para su difusión.