Digitalización de documentos: una puerta hacia el futuro empresarial

Posted on Posted in Artículos

 

Digitalización de documentos: una puerta hacia el futuro empresarial

André Klein, consultor freelance para DocPath.

El paso del tiempo es uno de los principales enemigos de la digitalización de los documentos, porque mientras una empresa decide si digitalizarlos o no continua incrementándose su número. Ante la incertidumbre, la clave está en pensar que para posicionarse de una manera exitosa en el mercado hay que tener en cuenta que la digitalización no es algo pasajero, sino que es una tendencia al alza.

El ciclo de vida de un documento ha cambiado y ahora está compuesto por las siguientes fases: producir, capturar, almacenar, gestionar y distribuir. Los retos a los que se enfrenta una empresa ante un proceso de digitalización se resumen en: un ahorro de costes, un aumento de la productividad, un incremento de la seguridad y el respeto hacia el medio ambiente.

La digitalización de los documentos conlleva un ahorro de los costes de la empresa a corto-medio plazo. El“Estudio sobre la digitalización documental y el coste de la conservación del papel”, realizado por la Unión Europea y las consultoras Andersen Consulting y Gartner Group, destaca que lo que se ahorraría una compañía por cada documento que no se archiva físicamente serían unos 10,53 euros.

El aumento de la productividad se pone de manifiesto gracias a un estudio realizado por AIIM Europe 2009 (The Global Community of Information Professionals) en el que se destaca que se tarda una media de 50 minutos al día en buscar documentos que se encuentran archivados en papel.

Respecto a la seguridad de los documentos, aunque cada empresa es la que debe determinar cuáles son prioritarios, se recomienda que sean los más recientes, los más activos, los más antiguos y los que están en mal estado. La seguridad se incrementa además cuando se otorga diferentes permisos de acceso a los trabajadores en función del perfil profesional de estos.

Un estudio de Telefónica, de la división de Gestión Medioambiental de Telefónica I+D, habla del respeto hacia el medio ambiente a través del ahorro del papel en la oficina, ya que un empleado utiliza una media de 10.000 hojas al año.

Falta de homogeneidad

El vacío legal que existe entorno a los documentos electrónicos imposibilita su uso de manera masiva. En la Unión Europea no existe una homogeneidad legislativa supranacional, ni en lo que se refiere a la validez probatoria de los documentos electrónicos, ni en la destrucción de los originales tras su digitalización y archivado. Por ejemplo, en Bélgica, España, Francia y Holanda no está legislada la destrucción de los documentos, mientras que en Alemania e Italia sí que existe una normativa que la regula. Un caso curioso es el de Reino Unido, en dónde las empresas sí que están descartando los originales en papel amparándose en la ambigüedad de una ley británica, aunque no existe una normativa explícita al respecto.

Soluciones documentales

En el mercado tecnológico existen muchos sistemas documentales adaptables a las necesidades de cada empresa. En unos casos, una compañía necesitará digitalizar, almacenar, recuperar y gestionar la documentación; mientras que en otros, tan solo necesitará digitalizarla. Es decir, existen tantas soluciones tecnológicas como necesidades empresariales. Algunas veces será preciso contar con un sistema de gestión documental sofisticado e integral, mientras que otras bastará con soluciones modulares.

¿ARCHIVAS O TRABAJAS? … o el porque la DIGITALIZACIÓN de los documentos en papel influye directamente en los resultados empresariales

Posted on Posted in Gestión documental, Noticias

No sólo DIGITALIZACIÓN.

  • Los empleados invierten mensualmente entre un 20% y un 40% de su tiempo de trabajo para buscar la información que necesitan para poder hacer el trabajo.
  • Los profesionales invierten entre el 5% y el 15% de su tiempo leyendo información… pero gastan el 50% del tiempo buscándola.
  • El 3% está mal archivado…El 7,5% de los documentos archivados NUNCA APARECEN.

button_settings_ajax

 

La empresas agradecen especialmente que las personas dedicadas a la mecanización de datos no tengan que conformar posteriormente un expediente con la documentación para su correcto archivado. Simplemente lo depositan en una ” caja ” a la espera de que nuestros operadores lo digitalicen y publiquen en sus sistemas de gestión.

Sin inversiones

¿alguien se compra una abrillantadora  para que la utilicen sus empleados? ¿no es mas lógico contratar a una empresa de limpieza que le proporcione el equipamiento y los especialistas que la manejen?

Sin preocupaciones.

El retorno de este servicio es inmediato con la mejora de la productividad en las áreas que se dedican a estas tareas , dedicándose realmente a  ” lo importante”,  cerrando pedidos, cobrando facturas y atendiendo a sus clientes de una manera rápida y eficiente.

 

RICOH IMPRIME SU FUTURO LEJOS DEL PAPEL

Posted on Posted in Gestión documental

http://www.economiadigital.es/gles/notices/2016/06/ricoh-imprime-su-futuro-lejos-del-papel-74311.php

 

Ricoh imprime su futuro lejos del papel

El negocio de las impresoras todavía supone un 70% del volumen de Ricoh. | EFE

El negocio de las impresoras todavía supone un 70% del volumen de Ricoh. | EFE

El fabricante de impresoras apuesta por las tres dimensiones y la gestión de documentos online

 Carles Huguet

Barcelona 05/06/2016 01:00 horas

Cuentan que cuando un conseller d’Empresa de la Generalitat accede al cargo y quiere dárselas de moderno visita a las principales compañías tecnológicas de Cataluña. De las grandes no hay tantas y, tarde o temprano, acaba en el centro de Ricoh en Sant Cugat del Vallès. En los tiempos del adiós del papel, ¿un fabricante de impresoras puede catalogarse de innovador? “Ricoh va mucho más allá que el mercado de la impresión”, contesta Ramón Martín, director general de la compañía en España.

Los últimos datos recogidos por Context hablan de una caída generalizada del 5% en la venta de equipos en toda Europa. En España, un oasis, la cifra crecía un 7% en el último trimestre. “Todavía nos estamos recuperando de la crisis”, diagnostica el ejecutivo. Mientras muchos gurúshablan del fin del papel -una realidad que también atañe al periodismo- Martín es más comedido: “Vamos a un mundo paperless –menos papel-, pero el soporte físico siempre existirá”, señala.

De hecho, el mercado de la impresión es todavía el 70% del volumen de negocio de Ricoh. Centrados en conectar lo real con lo virtual, la compañía apuesta por incorporar tabletas a los denominados “equipos multifuncionales”. Ya no sólo se imprime. Se escanea, se guarda y se envía a la red para gestionarse cómodamente desde el ordenador.

El método Fujifilm

El caso de la firma japonesa recuerda al de su compatriotaFujifilm, tradicionalmente vinculada al sector de la película fotográfica. Con la digitalización de la imagen, la empresa viró hacia otros negocios que van desde la televisión a los cosméticos. “Desarrollamos cuatro cualidades que nos hicieron altamente competitivos en otros sectores: El control de la oxidación, el dominio de la tecnología nano, la experiencia en colágenos y la capacidad de emulsionar”, explicaba Antonio Alcalá, director general en Iberia, en una entrevista a Economía Digital.

En resumen, aprovechar el conocimiento y la experiencia adquiridos para reorientarse. “Ricoh es especialmente buena en la tecnología que suelta la gota de tinta”, presume Martín. “Tenemos un largo recorrido, por ejemplo, en la impresión comercial, trabajando en el etiquetaje de la mano de otras compañías”, augura.

El documento ya no se imprime

Pese a que en España todavía existen empresarios con la mentalidad puesta en el papel a la hora de gobernar una organización, la tecnológica nipona asume que el futuro pasa por la gestión del documento en la nube. “Trabajamos en temas de cifrado, el envío o la venta de los documentos”, señala. ¿Gigantes cómo Google y Amazon son posibles socios o rivales? “La verdad es en muchas ocasiones vamos de la mano de los recursos que ellos ofrecen, depende de lo que nos solicite el cliente”, ilustra.

Martín aprovecha para dar una colleja a las pymes del país. Es cierto que la crisis económica ha golpeado más fuerte que en otras geografías continentales, “pero las pequeñas empresas necesitan modernizarse”, lamenta. Ponerse al día para salir de la cola de Europa.

¿Y la impresión en tres dimensiones?

“Ricoh ya es un jugador importante en el sector de la impresión 3D”, avisa Martín. Sobre las posibilidades de esta tecnología se ha llegado a escribir que acabarían con el hambre en el mundo. El ejecutivo no es tan ambicioso, pero sí ve infinitas posibilidades en su aplicación. Por ejemplo, en materia de componentes: “Los propietarios de las grandes naves industriales deberían estar preocupados, en el futuro ya no se necesitarán grandes almacenes llenos de piezas casi idénticas”. Cuando la necesidad apriete se pulsará el print y listos.

También tiene aplicaciones más originales, cómo en el mundo de la vivienda e incluso en la alta cocina. “Seguro que en el Celler de Can Roca y este tipo de restaurantes ya trabajan para crear formas imposibles para el humano de manera automatizada”. El futuro puede estar en una impresora de chocolate para las creaciones de repostero Oriol Balaguer.

De momento, el camino es incipiente para Ricoh. En octubre presentó la primera impresora en 3D de la compañía. Un modelo equipado con materiales de alta calidad pensado para utilizarse en sectores como la automoción.

La Xunta quiere en el Gaiás los fondos bibliográficos

Posted on Posted in Gestión documental

http://www.economiadigital.es/gles/notices/2013/12/la_xunta_quiere_en_el_gaias_los_fondos_bibliograficos_de_ncg_33662.php

 

El vicepresidente de la Xunta, Alfonso Rueda, ha revelado este jueves “negociaciones muy avanzadas” con Novagalicia Banco para que los fondos bibliográficos de la entidad e trasladen a la Biblioteca de la Cidade da Cultura. El acuerdo implicaría que los libros permaneciesen en el Gaiás durante cinco años con opción a una prórroga.

De esta manera, el Gobierno gallego daría un paso hacia delante para dotar de fondos a la inmensa biblioteca del Gaiás, donde los libros –depositados actualmente en Pocomaco– quedarían abiertos al público y a los investigadores.

La única contraprestación para que el macrocomplejo albergue la colección consistiría en la digitalización progresiva de las fondos y en la creación de una web específica para su difusión.

O PLAN DE GOBERNO DIXITAL 2020 BUSCA CONSEGUIR UNHA ADMINISTRACIÓN CON MENOS PAPEL E MÁIS PRETO DO CIDADÁN

Posted on Posted in Artículos

A directora da Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia (AMTEGA), Mar Pereira, sinalou hoxe que o obxectivo do Plan de Administración e Goberno Dixital 2020 é conseguir unha administración con menos papel e máis preto do cidadán. A responsable da área tecnolóxica da Xunta inaugurou en Santiago o Seminario A Transformación Dixital en Galicia, organizado Socinfo, e no que interviñeron a directora xeral de Avaliación e Reforma Administrativa, Natalia Prieto, e o director xeral de Función Pública, José María Barreiro.
Pereira sinalou que o actual Goberno galego iniciou a senda da dixitalización dos servizos públicos en 2010 coa aprobación da primeira Axenda Dixital de Galicia 2014.gal e que en 2015 aprobouse a Axenda Dixital 2020, que mobilizará un investimento público-privado de 1.500 millóns de euros. A directora da AMTEGA indicou que o seu departamento, en colaboración coas consellerías, está a desenvolver os 14 plans de actuación desta Axenda para consolidar a dixitalización da Educación, a Xustiza, do eido sociosanitario, dos sectores primarios e estratéxicos galegos e para proporcionar o acceso a todos os galegos de redes ultrarrápidas.

As pezas dunha Administración dixital

O Plan de Administración e Goberno Dixital 2020 é a folla de ruta da Axenda para consolidar e avanzar na dixitalización da Administración autonómica e, unha vez culminado, permitirá un aforro de 41 millóns de euros. Neste sentido, Mar Pereira afirmou que o esforzo realizado ata agora ten resultados como a entrada en funcionamento do Arquivo Dixital de Galicia. Esta é unha peza chave da eAdministración, que no primeiro trimestre deste ano incorporará 100 procedementos cuxo ciclo de vida administrativo será totalmente dixital.
A directora da AMTEGA destacou que a día de hoxe máis do 60% dos trámites coa Xunta pódense presentar online na sede e que se simplificou o seu uso coa posta en marcha do servizo Chave 365, que evita o uso de certificados dixitais. Ademais, as máis de 500 oficinas de Rexistro contan cun único sistema de información e o pasado mes de setembro iniciábase a súa a súa dixitalización. A posta en marcha do sistema Notifc@ de notificacións electrónicas foi outro das iniciativas que se completou en 2015 e que posibilitarán a tramitación integramente integral dun trámite desde a súa entrada ata notificación final ao usuario.
Pereira indicou que este proceso de transformación supón a reconfiguración das funcións dos empregados públicos, o que implica a dotación de novos medios tecnolóxicos adaptados á novas necesidades e un plan de formación TIC, que se está a desenvolver a través da EGAP e que impartiu más de 12.500 horas en tres anos.

Más de 180 mil imágenes de dominio público liberadas por NYPL

Posted on Posted in Artículos

La Biblioteca Pública de Nueva York cuenta con una de mayores colecciones de artículos digitalizados… más de 600 mil imágenes de manuscritos, fotografías, mapas, videos y otros contenidos. Excelentes colecciones que están disponibles para todo el mundo y nos permiten recorrer diferentes facetas de la historia.

Siguiendo con este objetivo, comparten una nueva iniciativa que ponen a disposición más de 180 mil imágenes de artículos digitalizados  en dominio público y que podremos descargar en alta resolución.

Imágenes de dominio púbico

Esto permitirá que podamos reutilizar libremente este contenido en nuestras investigaciones, como parte de recursos educativos, en nuestros proyectos, etc. Para recorrer esta colección de imágenes de dominio público podemos utilizar diferentes filtros, como por ejemplo, color, género, siglo.

En cada una de las imágenes dispondremos de algunas opciones que nos permitirán visualizarlas con más detalles, rotarlas o enviarlas directamente para su impresión. Por supuesto, también tendremos datos sobre la imagen, como fechas, tipo de recurso, género, personas que participaron, entre otros detalles. Para su descarga, tendremos diferentes opciones que van desde 300 px hasta alta resolución.

Para ver todas las imágenes de dominio público tenemos que ir a este enlace, y para ver el resto de las colecciones de la Biblioteca Pública de Nueva York, a este otro link.

A XUSTIZA GALEGA DESBOTARÁ O USO DO PAPEL ENTRE PROFESIONAIS E ADMINISTRACIÓNS A PARTIRES DO 1 DE XANEIRO

Posted on Posted in Artículos

Onte durante a inauguración dasIV Xornadas sobre cuestións prácticas de dereito procesual civil o director xeral de Xustiza, Juan José Martín Álvarez destacou que desde o inicio da experiencia de implantación de Lexnet hai un ano téñense presentado de xeito telemático na nosa comunidade autónoma máis de 30.000 demandas e 250.000 escritos, e desde o ano 2009 en Galicia realizáronse polos órganos xudiciais galegos máis de 16 millóns de notificacións. Estas xornadas desenvolveranse tamén hoxe no Club Financeiro de Vigo, e están organizadas pola Universidade de Vigo e o Colexio de Avogados.
Para cumprir coa reforma da Lei de Axuizamento Civil (LAC), dende Galicia marcouse como obxectivo a eliminación do uso do papel na Xustiza por parte dos profesionais e administrativos a partires do 1 de xaneiro, e este importante paso cara á modernización da xustiza galega será posible logo da implantación das notificacións por parte dos xulgados e a presentación telemática de demandas e escritos polos profesionais da xustiza (procuradores, avogados, graduados sociais, administracións públicas) a través de Lexnet.
Martín Álvarez explicou que, dentro do novo Plan Senda 2020 (o II Plan Tecnolóxico da Administración de Xustiza en Galicia) a plataforma de intercambio seguro de información entre os axentes do ámbito xudicial Lexnet consolidarase como a canle de comunicación entre todos os profesionais do eido xudicial e recordou que o emprego dos medios e dos sistemas telemáticos existentes na Administración de xustiza para a presentación de escritos, documentos e a realización de actos de comunicación procesual é unha obriga para os profesionais e os órganos xudiciais (e fiscais) prevista na Lei 18/2011, e reiterada expresamente pola Lei 42/2015 de reforma da LAC.
O director xeral lembrou que un dos obxectivos do Plan Senda 2020, cun investimento previsto de máis de 26 millóns de euros para os próximos cinco anos, é a implantación efectiva do expediente xudicial electrónico, que permitirá a tramitación completa dun procedemento por medios telemáticos.
Ademais, tamén inclúe a posta en marcha da sede xudicial electrónica como canle única para todas as actuacións, procedementos e servizos dixitais do ámbito xudicial: a presentación telemática de escritos, a validación de documentos, taboleiro de edictos, notificacións electrónicas, poxas xudiciais ou o acceso seguro aos expedientes dos procesos xudiciais en que se é parte.

A posta en marcha do Arquivo Dixital Integrado pecha o Proxecto ARPAD

Posted on Posted in Noticias

A POSTA EN MARCHA DO ARQUIVO DIXITAL INTEGRADO PECHA O PROXECTO ARPAD

xoves, 10 de decembro do 2015 Redacción

A directora da AMTEGA, Mar Pereira, asistiu hoxe en Tui á reunión de peche do Proxecto ARPAD, onde se fixo balance dos obxectivos marcados nos catro eixos da iniciativa: a creación do Arquivo Dixital Integrado de Galicia, a conservación e difusión do patrimonio documental conxunto, a habilitación de servizos dixitais e a eliminación do papel nas relaciones administrativas na Eurorrexión Galicia-Norte de Portugal.
O Proxecto ARPAD enmárcase no Programa Operativo de Cooperación Transfronteriza España – Portugal (POCTEP) e contou cun orzamento de 4,7 millóns de euros, cofinanciados nun 75% por fondos FEDER.
Á reunión asistiron os representantes dos sete socios participantes. Xunto coa AMTGA, líder da iniciativa, interviñeron na xuntanza o secretario xeral de Cultura da Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria, Anxo Lorenzo, o alcalde de Tui, Enrique Cabaleiro; e técnicos da Dirección Xeral de Administración Local da Consellería de Presidencia, Administracións Públicas e Xustiza, do Centro Informático para a Xestión Tributaria a Xestión Tributaria Económico-Financiera e Contable (CIXTEC) da Consellería de Facenda; a Comunidade Intermunicipal do Minho-Lima (CIM Alto Miño,) que integra dez concellos do norte de Portugal; e da Deputación de Pontevedra.

Arquivo Dixital Integrado

Un dos obxectivos chave do Proxecto ARPAD era a creación do Arquivo Dixital Integrado, que entrará en funcionamento en 2016. Esta plataforma tecnolóxica inclúe dúas áreas diferenciadas: o Arquivo Electrónico Administrativo e o Arquivo Electrónico Patrimonial.
O Arquivo Electrónico Administrativo é a pedra angular da Administración electrónica, xa que permitirá eliminar progresivamente o papel na Administración e xestionar e conservar con todas as garantías de seguridade e dispoñibilidade a documentación dixital durante todo o ciclo de vida administrativa. No primeiro trimestre de 2016 estarán xa integrados no Arquivo Electrónico 100 procedementos administrativos cuxa xestión será integramente electrónica.
O Arquivo Dixital Integrado é unha infraestrutura tecnolóxica situada no Centro de Proceso de Datos do Gaiás, que actúa como nodo central de custodia de toda a información que xera a Administración autonómica.

Conservación e Difusión do Patrimonio documental

O Arquivo Electrónico Patrimonial, integrado no Arquivo Dixital, arrancará tamén en 2016 con máis de 275.0000 documentos dixitalizados procedentes dos Arquivos do Reino de Galicia, do Histórico Provincial de Ourense e do Concello de Tui.
Este Arquivo Electrónico Patrimonial é compatible con proxectos europeos como EURPEANA (punto común de acceso aos fondos das bibliotecas, arquivos e museos de toda Europa) e os seus fondos estarán accesibles desde o Portal de Difusión do Patrimonio Documental de Galicia, que estará operativo no primeiro trimestre de 2016.

Servizos de interoperabilidade transfronteirizos e eliminación do papel

Outro dos eixos do proxecto ARPAD era a posta en marcha de servizos de interoperabilidade transfronteirizos e servizos dixitais avanzar na eliminación do papel nas relacións interadministrativas. Neste ámbito, cómpre destacar a posta a disposición dos provedores portugueses dos Sistema Electrónico de Facturación e a publicación en portugués do Diario Oficial de Galicia, que estará dispoñible en 2016. Tamén se creou un portal de información transfronteiriza para informar dos servizos dispoñibles a ambos lados da fronteira que se porá en marcha a principios de ano.