A posta en marcha do Arquivo Dixital Integrado pecha o Proxecto ARPAD

A POSTA EN MARCHA DO ARQUIVO DIXITAL INTEGRADO PECHA O PROXECTO ARPAD

xoves, 10 de decembro do 2015 Redacción

A directora da AMTEGA, Mar Pereira, asistiu hoxe en Tui á reunión de peche do Proxecto ARPAD, onde se fixo balance dos obxectivos marcados nos catro eixos da iniciativa: a creación do Arquivo Dixital Integrado de Galicia, a conservación e difusión do patrimonio documental conxunto, a habilitación de servizos dixitais e a eliminación do papel nas relaciones administrativas na Eurorrexión Galicia-Norte de Portugal.
O Proxecto ARPAD enmárcase no Programa Operativo de Cooperación Transfronteriza España – Portugal (POCTEP) e contou cun orzamento de 4,7 millóns de euros, cofinanciados nun 75% por fondos FEDER.
Á reunión asistiron os representantes dos sete socios participantes. Xunto coa AMTGA, líder da iniciativa, interviñeron na xuntanza o secretario xeral de Cultura da Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria, Anxo Lorenzo, o alcalde de Tui, Enrique Cabaleiro; e técnicos da Dirección Xeral de Administración Local da Consellería de Presidencia, Administracións Públicas e Xustiza, do Centro Informático para a Xestión Tributaria a Xestión Tributaria Económico-Financiera e Contable (CIXTEC) da Consellería de Facenda; a Comunidade Intermunicipal do Minho-Lima (CIM Alto Miño,) que integra dez concellos do norte de Portugal; e da Deputación de Pontevedra.

Arquivo Dixital Integrado

Un dos obxectivos chave do Proxecto ARPAD era a creación do Arquivo Dixital Integrado, que entrará en funcionamento en 2016. Esta plataforma tecnolóxica inclúe dúas áreas diferenciadas: o Arquivo Electrónico Administrativo e o Arquivo Electrónico Patrimonial.
O Arquivo Electrónico Administrativo é a pedra angular da Administración electrónica, xa que permitirá eliminar progresivamente o papel na Administración e xestionar e conservar con todas as garantías de seguridade e dispoñibilidade a documentación dixital durante todo o ciclo de vida administrativa. No primeiro trimestre de 2016 estarán xa integrados no Arquivo Electrónico 100 procedementos administrativos cuxa xestión será integramente electrónica.
O Arquivo Dixital Integrado é unha infraestrutura tecnolóxica situada no Centro de Proceso de Datos do Gaiás, que actúa como nodo central de custodia de toda a información que xera a Administración autonómica.

Conservación e Difusión do Patrimonio documental

O Arquivo Electrónico Patrimonial, integrado no Arquivo Dixital, arrancará tamén en 2016 con máis de 275.0000 documentos dixitalizados procedentes dos Arquivos do Reino de Galicia, do Histórico Provincial de Ourense e do Concello de Tui.
Este Arquivo Electrónico Patrimonial é compatible con proxectos europeos como EURPEANA (punto común de acceso aos fondos das bibliotecas, arquivos e museos de toda Europa) e os seus fondos estarán accesibles desde o Portal de Difusión do Patrimonio Documental de Galicia, que estará operativo no primeiro trimestre de 2016.

Servizos de interoperabilidade transfronteirizos e eliminación do papel

Outro dos eixos do proxecto ARPAD era a posta en marcha de servizos de interoperabilidade transfronteirizos e servizos dixitais avanzar na eliminación do papel nas relacións interadministrativas. Neste ámbito, cómpre destacar a posta a disposición dos provedores portugueses dos Sistema Electrónico de Facturación e a publicación en portugués do Diario Oficial de Galicia, que estará dispoñible en 2016. Tamén se creou un portal de información transfronteiriza para informar dos servizos dispoñibles a ambos lados da fronteira que se porá en marcha a principios de ano.

A DIXITALIZACIÓN DA XUSTIZA

A reunión permanente del Comité técnico estatal da Administración Xudicial Electrónica (CTEAJE), que se celebrou esta mañá na Cidade da Cultura, presidida polo Secretario Xeral de Xustiza, Joaquín Silguero, e na que participaron a directora da AMTEGA, Mar Pereira e o director xeral de Xustiza, Juan José Martín, en representación de Galicia e os responsables dos departamentos de xustiza e informática de Aragón, Navarra, Canarias, Cataluña, País Vasco e Valencia, abordou temas como a nova funcionalidade do sistema Lexnet que permitirá a presentación de demandas de xeito electrónico ou a incorporación de documentación a un procedemento en marcha por parte de avogados, procuradores e outros axentes xurídicos de Galicia, que nas vindeiras semanas botará a andar nas provincias de A Coruña e Pontevedra, para chegar máis adiante ao resto da nosa Comunidade.
Galicia é unha das primeiras comunidades en activar este novo servizo do sistema Lexnet, dentro das actuacións definidas no Plan Senda para a integración das TIC na Xustiza, que está a desenvolver a Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia en colaboración coa Consellería de Presidencia, Administracións Públicas e Xustiza.
O sistema de comunicacións Lexnet permitía ata agora a Administración de Xustiza remitir notificacións electrónicas aos axentes xudiciais. Coa activación desta nova funcionalidade os profesionais do eido xudicial poderán presentar tamén demandas e escritos de mero trámite nos xulgados, é dicir, incorporar documentación a un procedemento en marcha.
Esta medida contribúe a eliminación de papel nos trámites administrativos, á redución de tempos de procedemento, facilita a integración directa cos sistemas de xestión procesual e mellora da calidade da información. Todo isto nun contexto dixital con todas as garantías xurídicas.

 

 

CERTIFICACIÓN NYDDO

Después de varios meses de trabajo nos encontramos en la recta final para la consecución de uno de los objetivos que nos habíamos plantado desde nuestra fundación hace ya casi 5 años .

La certificación de todos los procesos administrativos y técnicos en todas nuestras areas de negocio.

Para ello nos hemos puesto en manos de INCRESCENDO, Consultora avanzada en gestión de calidad y medioambiente y Bureau Veritas  líder mundial en evaluación de la conformidad y certificación.

Destrucción legal de documentos

La normativa vigente en materia de LOPD nos obliga en ciertos casos a la eliminación definitiva de la documentación que contiene información confidencial, de modo que quede totalmente destruida.

DESTRUCCIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS.

Si cumples alguno de los casos de la nueva normativa de protección de datos según los mandatos de la Union Europea, debes certificar la eliminación para que quede constancia de su inutilidad de cualquier utilización.

La L.O.P.D. aconseja eliminar de forma certificada cualquier documento que tenga datos personales o fiscales de cualquier entidad.

Deje descansar en NYDDO su gestión documental, tanto en custodia como en gestión de la eliminación de forma legal de documentos.

Destrucción certificada de documentos en Galicia por NYDDO.

Destrucción total, legal y certificada de documentos físicos
Destrucción total y legal de documentos físicos

LA EXTERNALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En un nuevo entorno cada vez más competitivo las empresas han descubierto que no podían dedicarse a  todas y cada una de las actividades que desarrollaban.
¿Por qué? Sencillamente porque los recursos son escasos y limitados.

Las organizaciones van a dirigir gran parte de sus recursos hacia las actividades que les generen mayor valor añadido, o dicho de otra forma, hacia las actividades de su Core-Business.

En consecuencia todas aquellas actividades que no son el centro de su negocio van recibiendo paulatinamente menos recursos, lo que provoca que sean menos competitivas, que no innoven, que no se especialicen y que queden obsoletas o en un estado muy precario con el paso del tiempo. Pero dichas actividades siguen siendo importantes para la compañía e incluso alguna de ellas críticas.

¿Qué hacer?
La solución pasa por externalizar total o parcialmente estas actividades con organizaciones que sean especialistas y que se dediquen a este tipo de procesos. La ventaja es clara:

“La actividad externalizada pasa a ser principal para la empresa que externaliza con lo que dedicará sus esfuerzos y recursos a ella”
 Y gracias a ello la empresa que externalice obtendrá las siguientes ventajas:

  •  Reducción de los costes de actividad
  •  Mejora de la calidad y del nivel de servicio
  •  Flexibilidad hacia los cambios
  •  Introducción de mejoras e innovación en los procesos
  •  Mejora de la propia organización hacia sus actividades principales.

Desde el punto de vista de la Gestión Documental, está claro que cada vez los procesos son más complejos, implican un mayor número de personas y los volúmenes de documentación son cada vez más elevados.

Además, las organizaciones no siempre disponen de recursos preparados y con experiencia para abordar los nuevos retos que les son demandados por lo que la Externalización puede ser una buena solución.

Las actividades que se pueden externalizar son variadas y dependerán de cada organización.

 A modo de ejemplo podríamos citar las siguientes:

  • Catalogaciones de fondos,
  • Digitalizaciones,
  • Custodia de documentación,
  • Actividades de archivo,
  • Gestión completa de procesos documentales.
  • Centros Virtuales de Documentación.

 La Externalización es una herramienta que tienen las organizaciones para mejorar su competitividad y eficiencia. No obstante no hay que olvidar que este tipo de procesos son estratégicos y que hay que buscar un socio adecuado para ello, ya que de ello va a depender en gran medida el éxito de la misma y el logro de todas las mejoras que nos hayamos propuesto.

Destrucción certificada

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Nyddo lleva a cabo la destrucción documental de manera certificada. Gracias a este proceso NYDDO libera espacio en su organización  ahorrándole costes y preocupaciones.

Una vez destruida la documentación NYDDO se ocupa de su reciclaje total, contribuyendo de este modo a la protección del Medio Ambiente.