“El papel como sumidero de información” por Enrique Dans

Compartimos este interesante artículo de Enrique Dans  en el que analiza de una forma preclara la no eficiencia que supone la excesiva dependencia que del papel  siguen teniendo todo tipo de compañías sin importar su tamaño o sector. “El papel como sumidero de información”

Gracias Enrique.

Me gusta la parte en la que comentas como,  para implementar soluciones de “no-papel”, lo que se hace es obligar a los empleados a no dejar sus mesas limpias todos los días, y de cómo acaban asumiéndolo hartos de llevarse el papel a casa todos los días.

“Los mejores ejemplos los he visto en compañías que han eliminado el papel por la vía de convertirlo en incómodo, cambiando a esquemas de mesas no asignadas en las que no se puede dejar nada al final del día, y haciendo que los trabajadores terminen por hartarse de transportar papeles de su casa a su lugar de trabajo.”

Sabemos de la ” pereza ” que por defecto tienen las direcciones de grandes compañías a la hora de abordar políticas claras de digitalización, archivo y custodia de los documentos al no considerarlo prioritario. Sin embargo la “no-toma” de decisiones al respecto incide todos los años en su cuenta de resultados  si se imputan como gasto, como debe ser, todas la horas que empleados de toda cualificación dedican a la búsqueda de documentos.

“..resulta enormemente llamativa la ganancia en productividad y en eficiencia que se alcanza cuando se pasa, por ejemplo, a tomar apuntes de reuniones en herramientas que permitan indexarlas, buscar términos o, simplemente, acceder a ellas desde cualquier dispositivo mediante…”

Añadiría que este proceso podría ser pilotado por una empresa de servicios especializados en Gestión Documental. Resulta curioso la poca cultura que existe a la hora de externalizar estos servicios. Nadie se plantea internalizar servicios como la limpieza o la seguridad que no aportan valor a la compañía y sin embargo no nos llame la atención ver a un directivo perdiendo horas realizando una destrucción de documentos  delante de un equipo que a duras penas le permite procesar 4 hojas por minuto, y todo ello sin ocuparse de realizar de forma correcta la certificación de esa destrucción. O vemos cómo cada vez que necesita una información ha de molestar a alguien para que se la encuentre.

¿ARCHIVAS O TRABAJAS?

O por qué la DIGITALIZACIÓN de los documentos en papel influye directamente en los resultados empresariales.

No sólo es DIGITALIZACIÓN. Es archivo, custodia y destrucción legal y segura.

  • Los empleados invierten mensualmente entre un 20% y un 40% de su tiempo de trabajo para buscar la información que necesitan para poder hacer el trabajo.
  • Los profesionales invierten entre el 5% y el 15% de su tiempo leyendo información… pero gastan el 50% del tiempo buscándola.
  • El 3% está mal archivado…El 7,5% de los documentos archivados NUNCA APARECEN.

La empresas agradecen especialmente que las personas dedicadas a la mecanización de datos no tengan que conformar posteriormente un expediente con la documentación para su correcto archivado. Simplemente lo depositan en una ” caja ” a la espera de que nuestros operadores lo digitalicen y publiquen en sus sistemas de gestión.

Sin inversiones

¿alguien se compra una abrillantadora  para que la utilicen sus empleados? ¿no es mas lógico contratar a una empresa de limpieza que le proporcione el equipamiento y los especialistas que la manejen?

Sin preocupaciones

El retorno de este servicio es inmediato con la mejora de la productividad en las áreas que se dedican a estas tareas , dedicándose realmente a  ” lo importante”,  cerrando pedidos, cobrando facturas y atendiendo a sus clientes de una manera rápida y eficiente.

 

La Xunta quiere en el Gaiás los fondos bibliográficos

 

El vicepresidente de la Xunta, Alfonso Rueda, ha revelado este jueves “negociaciones muy avanzadas” con Novagalicia Banco para que los fondos bibliográficos de la entidad e trasladen a la Biblioteca de la Cidade da Cultura. El acuerdo implicaría que los libros permaneciesen en el Gaiás durante cinco años con opción a una prórroga.

De esta manera, el Gobierno gallego daría un paso hacia delante para dotar de fondos a la inmensa biblioteca del Gaiás, donde los libros –depositados actualmente en Pocomaco– quedarían abiertos al público y a los investigadores.

La única contraprestación para que el macrocomplejo albergue la colección consistiría en la digitalización progresiva de las fondos y en la creación de una web específica para su difusión.

A XUSTIZA GALEGA DESBOTARÁ O USO DO PAPEL ENTRE PROFESIONAIS E ADMINISTRACIÓNS A PARTIRES DO 1 DE XANEIRO

Onte durante a inauguración dasIV Xornadas sobre cuestións prácticas de dereito procesual civil o director xeral de Xustiza, Juan José Martín Álvarez destacou que desde o inicio da experiencia de implantación de Lexnet hai un ano téñense presentado de xeito telemático na nosa comunidade autónoma máis de 30.000 demandas e 250.000 escritos, e desde o ano 2009 en Galicia realizáronse polos órganos xudiciais galegos máis de 16 millóns de notificacións. Estas xornadas desenvolveranse tamén hoxe no Club Financeiro de Vigo, e están organizadas pola Universidade de Vigo e o Colexio de Avogados.
Para cumprir coa reforma da Lei de Axuizamento Civil (LAC), dende Galicia marcouse como obxectivo a eliminación do uso do papel na Xustiza por parte dos profesionais e administrativos a partires do 1 de xaneiro, e este importante paso cara á modernización da xustiza galega será posible logo da implantación das notificacións por parte dos xulgados e a presentación telemática de demandas e escritos polos profesionais da xustiza (procuradores, avogados, graduados sociais, administracións públicas) a través de Lexnet.
Martín Álvarez explicou que, dentro do novo Plan Senda 2020 (o II Plan Tecnolóxico da Administración de Xustiza en Galicia) a plataforma de intercambio seguro de información entre os axentes do ámbito xudicial Lexnet consolidarase como a canle de comunicación entre todos os profesionais do eido xudicial e recordou que o emprego dos medios e dos sistemas telemáticos existentes na Administración de xustiza para a presentación de escritos, documentos e a realización de actos de comunicación procesual é unha obriga para os profesionais e os órganos xudiciais (e fiscais) prevista na Lei 18/2011, e reiterada expresamente pola Lei 42/2015 de reforma da LAC.
O director xeral lembrou que un dos obxectivos do Plan Senda 2020, cun investimento previsto de máis de 26 millóns de euros para os próximos cinco anos, é a implantación efectiva do expediente xudicial electrónico, que permitirá a tramitación completa dun procedemento por medios telemáticos.
Ademais, tamén inclúe a posta en marcha da sede xudicial electrónica como canle única para todas as actuacións, procedementos e servizos dixitais do ámbito xudicial: a presentación telemática de escritos, a validación de documentos, taboleiro de edictos, notificacións electrónicas, poxas xudiciais ou o acceso seguro aos expedientes dos procesos xudiciais en que se é parte.

LANZAMIENTO JPEG versión 9.1

 

El Grupo Independiente de JPEG del Instituto de Informática Aplicada de Leipzig, Infai.org, encargado de definir el estándar JPEG, ha emitido en un comunicado que acaba de lanzar la versión 9.1 de la biblioteca de software “libjpeg”.

La biblioteca de software “libjpeg” es la base para el procesamiento de imágenes en formato JPEG y se utiliza en todo el mundo en un gran cantidad de aplicaciones de proveedores de software y en la industria fotográfica. Está disponible bajo una licencia libre de costo con código fuente abierto.

Tras 15 años de continuo desarrollo, esta nueva versión 9.1 permite, por primera vez, un modo de compresión sin pérdida efectiva. Además, ahora soporta profundidades de color de hasta 12bits para imágenes JPEG, aunque seguramente tardaremos en ver estas novedades en los diferentes softwares y dispositivos.

Con ello es posible que se utilice como máster digital de conservación a largo plazo y en sustitución de otros formatos. Debemos esperar para comprobar el grado de aceptación que tiene esta actualización y de qué manera responden las empresas de software y hardware.