¿ARCHIVAS O TRABAJAS?

O por qué la DIGITALIZACIÓN de los documentos en papel influye directamente en los resultados empresariales

No sólo DIGITALIZACIÓN.

  • Los empleados invierten mensualmente entre un 20% y un 40% de su tiempo de trabajo para buscar la información que necesitan para poder hacer el trabajo.
  • Los profesionales invierten entre el 5% y el 15% de su tiempo leyendo información… pero gastan el 50% del tiempo buscándola.
  • El 3% está mal archivado…El 7,5% de los documentos archivados NUNCA APARECEN.

 

La empresas agradecen especialmente que las personas dedicadas a la mecanización de datos no tengan que conformar posteriormente un expediente con la documentación para su correcto archivado. Simplemente lo depositan en una ” caja ” a la espera de que nuestros operadores lo digitalicen y publiquen en sus sistemas de gestión.

Sin inversiones

¿alguien se compra una abrillantadora  para que la utilicen sus empleados? ¿no es mas lógico contratar a una empresa de limpieza que le proporcione el equipamiento y los especialistas que la manejen?

Sin preocupaciones.

El retorno de este servicio es inmediato con la mejora de la productividad en las áreas que se dedican a estas tareas , dedicándose realmente a  ” lo importante”,  cerrando pedidos, cobrando facturas y atendiendo a sus clientes de una manera rápida y eficiente.

 

A posta en marcha do Arquivo Dixital Integrado pecha o Proxecto ARPAD

A POSTA EN MARCHA DO ARQUIVO DIXITAL INTEGRADO PECHA O PROXECTO ARPAD

xoves, 10 de decembro do 2015 Redacción

A directora da AMTEGA, Mar Pereira, asistiu hoxe en Tui á reunión de peche do Proxecto ARPAD, onde se fixo balance dos obxectivos marcados nos catro eixos da iniciativa: a creación do Arquivo Dixital Integrado de Galicia, a conservación e difusión do patrimonio documental conxunto, a habilitación de servizos dixitais e a eliminación do papel nas relaciones administrativas na Eurorrexión Galicia-Norte de Portugal.
O Proxecto ARPAD enmárcase no Programa Operativo de Cooperación Transfronteriza España – Portugal (POCTEP) e contou cun orzamento de 4,7 millóns de euros, cofinanciados nun 75% por fondos FEDER.
Á reunión asistiron os representantes dos sete socios participantes. Xunto coa AMTGA, líder da iniciativa, interviñeron na xuntanza o secretario xeral de Cultura da Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria, Anxo Lorenzo, o alcalde de Tui, Enrique Cabaleiro; e técnicos da Dirección Xeral de Administración Local da Consellería de Presidencia, Administracións Públicas e Xustiza, do Centro Informático para a Xestión Tributaria a Xestión Tributaria Económico-Financiera e Contable (CIXTEC) da Consellería de Facenda; a Comunidade Intermunicipal do Minho-Lima (CIM Alto Miño,) que integra dez concellos do norte de Portugal; e da Deputación de Pontevedra.

Arquivo Dixital Integrado

Un dos obxectivos chave do Proxecto ARPAD era a creación do Arquivo Dixital Integrado, que entrará en funcionamento en 2016. Esta plataforma tecnolóxica inclúe dúas áreas diferenciadas: o Arquivo Electrónico Administrativo e o Arquivo Electrónico Patrimonial.
O Arquivo Electrónico Administrativo é a pedra angular da Administración electrónica, xa que permitirá eliminar progresivamente o papel na Administración e xestionar e conservar con todas as garantías de seguridade e dispoñibilidade a documentación dixital durante todo o ciclo de vida administrativa. No primeiro trimestre de 2016 estarán xa integrados no Arquivo Electrónico 100 procedementos administrativos cuxa xestión será integramente electrónica.
O Arquivo Dixital Integrado é unha infraestrutura tecnolóxica situada no Centro de Proceso de Datos do Gaiás, que actúa como nodo central de custodia de toda a información que xera a Administración autonómica.

Conservación e Difusión do Patrimonio documental

O Arquivo Electrónico Patrimonial, integrado no Arquivo Dixital, arrancará tamén en 2016 con máis de 275.0000 documentos dixitalizados procedentes dos Arquivos do Reino de Galicia, do Histórico Provincial de Ourense e do Concello de Tui.
Este Arquivo Electrónico Patrimonial é compatible con proxectos europeos como EURPEANA (punto común de acceso aos fondos das bibliotecas, arquivos e museos de toda Europa) e os seus fondos estarán accesibles desde o Portal de Difusión do Patrimonio Documental de Galicia, que estará operativo no primeiro trimestre de 2016.

Servizos de interoperabilidade transfronteirizos e eliminación do papel

Outro dos eixos do proxecto ARPAD era a posta en marcha de servizos de interoperabilidade transfronteirizos e servizos dixitais avanzar na eliminación do papel nas relacións interadministrativas. Neste ámbito, cómpre destacar a posta a disposición dos provedores portugueses dos Sistema Electrónico de Facturación e a publicación en portugués do Diario Oficial de Galicia, que estará dispoñible en 2016. Tamén se creou un portal de información transfronteiriza para informar dos servizos dispoñibles a ambos lados da fronteira que se porá en marcha a principios de ano.

DIGITALIZACION DE CONTRATOS PARA COMPAÑIA ELECTRICA

 

Recientemente en Nyddo Documentación Lógica hemos recibido el encargo de la digitalización e indexación de mas de 5.000 contratos de suministro eléctrico, con una masa estimada de 100.000 imágenes, por parte de una de las mas importantes empresas de distribución eléctrica de la provincia de Pontevedra.

Asimismo instalaremos nuestra herramienta NYDDO_DOC para el almacenamiento y búsqueda de los expedientes digitalizados

Abordamos este trabajo con gran ilusión y responsabilidad por la confianza que, una vez mas, nuestros clientes han depositado en nuestra compañía.

DIGITALIZACIÓN INSTITUTO ESPAÑOL DE OCEANOGRÁFIA

Para facilitar el trabajo de los investigadores y evitar el deterioro del original  el “INSTITUTO ESPAÑOL DE OCEANOGRAFIA”  y la “UNIVERSIDADE DE VIGO”, dentro del proyecto ECOAFRIK , han confiado en NYDDO para la  digitalización del libro  “EXPEDITIONS SCIENTIFIQUES TRAVALLIER ET DU TALISMAN” editado en 1894.
foto IOE

LANZAMIENTO JPEG versión 9.1

 

El Grupo Independiente de JPEG del Instituto de Informática Aplicada de Leipzig, Infai.org, encargado de definir el estándar JPEG, ha emitido en un comunicado que acaba de lanzar la versión 9.1 de la biblioteca de software “libjpeg”.

La biblioteca de software “libjpeg” es la base para el procesamiento de imágenes en formato JPEG y se utiliza en todo el mundo en un gran cantidad de aplicaciones de proveedores de software y en la industria fotográfica. Está disponible bajo una licencia libre de costo con código fuente abierto.

Tras 15 años de continuo desarrollo, esta nueva versión 9.1 permite, por primera vez, un modo de compresión sin pérdida efectiva. Además, ahora soporta profundidades de color de hasta 12bits para imágenes JPEG, aunque seguramente tardaremos en ver estas novedades en los diferentes softwares y dispositivos.

Con ello es posible que se utilice como máster digital de conservación a largo plazo y en sustitución de otros formatos. Debemos esperar para comprobar el grado de aceptación que tiene esta actualización y de qué manera responden las empresas de software y hardware.

 

NYDDO ANIVERSARIO

Parece que en estos tiempos que corren emprender es difícil, invertir arriesgado y mantenerse imposible. A pesar de ello hemos cumplido un año mas. Todo ello gracias a la confianza de nuestros clientes que nos han permitido seguir con nuestra política de inversión anual de mas de un 15% de nuestra facturación en equipamiento de todas nuestras Áreas de Negocio como las realizadas en el último ejercicio.

Ampliación del parque de contenedores para la DESTRUCCIÓN CERTIFICADA.

Adquisición de un ESCANER PLANETARIO A2 para DIGITALIZACIÓN de documentos A2, libros y 3D

Mejora de la  Seguridad  con la puesta en marcha  de nuevas cámaras y la actualización de un sistema vigilancia remota de nuestras instalaciones de CUSTODIA .

Mas de 1000 horas en I+D en desarrollo de nuestra sistema de Software de Gestión Documental NYDDO-DOC.

 

 

CERTIFICACIÓN NYDDO

Después de varios meses de trabajo nos encontramos en la recta final para la consecución de uno de los objetivos que nos habíamos plantado desde nuestra fundación hace ya casi 5 años .

La certificación de todos los procesos administrativos y técnicos en todas nuestras areas de negocio.

Para ello nos hemos puesto en manos de INCRESCENDO, Consultora avanzada en gestión de calidad y medioambiente y Bureau Veritas  líder mundial en evaluación de la conformidad y certificación.

Documentación Lógica

Como especialistas en gestión de archivos tanto físicos como electrónicos y tras un estudio personalizado de sus procesos y necesidades, aportamos la experiencia de nuestro equipo y las herramientas necesarias para la consecución de los objetivos planteados.

LA EXTERNALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En un nuevo entorno cada vez más competitivo las empresas han descubierto que no podían dedicarse a  todas y cada una de las actividades que desarrollaban.
¿Por qué? Sencillamente porque los recursos son escasos y limitados.

Las organizaciones van a dirigir gran parte de sus recursos hacia las actividades que les generen mayor valor añadido, o dicho de otra forma, hacia las actividades de su Core-Business.

En consecuencia todas aquellas actividades que no son el centro de su negocio van recibiendo paulatinamente menos recursos, lo que provoca que sean menos competitivas, que no innoven, que no se especialicen y que queden obsoletas o en un estado muy precario con el paso del tiempo. Pero dichas actividades siguen siendo importantes para la compañía e incluso alguna de ellas críticas.

¿Qué hacer?
La solución pasa por externalizar total o parcialmente estas actividades con organizaciones que sean especialistas y que se dediquen a este tipo de procesos. La ventaja es clara:

“La actividad externalizada pasa a ser principal para la empresa que externaliza con lo que dedicará sus esfuerzos y recursos a ella”
 Y gracias a ello la empresa que externalice obtendrá las siguientes ventajas:

  •  Reducción de los costes de actividad
  •  Mejora de la calidad y del nivel de servicio
  •  Flexibilidad hacia los cambios
  •  Introducción de mejoras e innovación en los procesos
  •  Mejora de la propia organización hacia sus actividades principales.

Desde el punto de vista de la Gestión Documental, está claro que cada vez los procesos son más complejos, implican un mayor número de personas y los volúmenes de documentación son cada vez más elevados.

Además, las organizaciones no siempre disponen de recursos preparados y con experiencia para abordar los nuevos retos que les son demandados por lo que la Externalización puede ser una buena solución.

Las actividades que se pueden externalizar son variadas y dependerán de cada organización.

 A modo de ejemplo podríamos citar las siguientes:

  • Catalogaciones de fondos,
  • Digitalizaciones,
  • Custodia de documentación,
  • Actividades de archivo,
  • Gestión completa de procesos documentales.
  • Centros Virtuales de Documentación.

 La Externalización es una herramienta que tienen las organizaciones para mejorar su competitividad y eficiencia. No obstante no hay que olvidar que este tipo de procesos son estratégicos y que hay que buscar un socio adecuado para ello, ya que de ello va a depender en gran medida el éxito de la misma y el logro de todas las mejoras que nos hayamos propuesto.