“El papel como sumidero de información” por Enrique Dans

Compartimos este interesante artículo de Enrique Dans  en el que analiza de una forma preclara la no eficiencia que supone la excesiva dependencia que del papel  siguen teniendo todo tipo de compañías sin importar su tamaño o sector. “El papel como sumidero de información”

Gracias Enrique.

Me gusta la parte en la que comentas como,  para implementar soluciones de “no-papel”, lo que se hace es obligar a los empleados a no dejar sus mesas limpias todos los días, y de cómo acaban asumiéndolo hartos de llevarse el papel a casa todos los días.

“Los mejores ejemplos los he visto en compañías que han eliminado el papel por la vía de convertirlo en incómodo, cambiando a esquemas de mesas no asignadas en las que no se puede dejar nada al final del día, y haciendo que los trabajadores terminen por hartarse de transportar papeles de su casa a su lugar de trabajo.”

Sabemos de la ” pereza ” que por defecto tienen las direcciones de grandes compañías a la hora de abordar políticas claras de digitalización, archivo y custodia de los documentos al no considerarlo prioritario. Sin embargo la “no-toma” de decisiones al respecto incide todos los años en su cuenta de resultados  si se imputan como gasto, como debe ser, todas la horas que empleados de toda cualificación dedican a la búsqueda de documentos.

“..resulta enormemente llamativa la ganancia en productividad y en eficiencia que se alcanza cuando se pasa, por ejemplo, a tomar apuntes de reuniones en herramientas que permitan indexarlas, buscar términos o, simplemente, acceder a ellas desde cualquier dispositivo mediante…”

Añadiría que este proceso podría ser pilotado por una empresa de servicios especializados en Gestión Documental. Resulta curioso la poca cultura que existe a la hora de externalizar estos servicios. Nadie se plantea internalizar servicios como la limpieza o la seguridad que no aportan valor a la compañía y sin embargo no nos llame la atención ver a un directivo perdiendo horas realizando una destrucción de documentos  delante de un equipo que a duras penas le permite procesar 4 hojas por minuto, y todo ello sin ocuparse de realizar de forma correcta la certificación de esa destrucción. O vemos cómo cada vez que necesita una información ha de molestar a alguien para que se la encuentre.